Quale Tipo scegliere in Business Central? Confronto funzionale tra Inventario, Non in inventario e Assistenza

Quando Navision arrivò in Italia nel 1998, ogni azienda che vendeva o acquistava servizi si trovava di fronte a un problema ricorrente: come gestirli correttamente a sistema. L’anagrafica degli articoli, infatti, era progettata esclusivamente per la gestione di beni tangibili.

A parte l’anagrafica delle risorse, adatta solo in alcuni scenari specifici, l’unica alternativa possibile era l’utilizzo diretto dei conti di contabilità generale. Questa soluzione, tuttavia, presentava un limite significativo: i conti COGE non supportano listini, il che costringeva l’operatore a inserire manualmente i prezzi di acquisto e vendita in ogni documento, aumentando la possibilità di errore.

Per aggirare il problema, alcuni partner utilizzavano comunque l’anagrafica degli articoli anche per i servizi, con un effetto collaterale importante: ogni movimento di vendita o acquisto andava a movimentare le scorte. Questo approccio portava a due conseguenze indesiderate:

• Pur potendoli escludere dal calcolo definendo categorie di magazzino specifiche, servizi e beni intangibili finivano inclusi nella valorizzazione di magazzino, distorcendo i dati;

• Vendere un servizio mai acquistato prima generava giacenze negative croniche.

A partire dalla versione 2016 di NAV, Microsoft ha introdotto un importante miglioramento: il campo "Tipo" nell’anagrafica articoli, che consente finalmente di distinguere un bene tangibile da un servizio, evitando le problematiche sopra descritte, con un'opzione in più: gli articoli Non in inventario.

Cercherò di mettere in evidenza il significato e il limite d'uso di ciascuna opzione.

Inventario

Il tipo “Inventario” identifica un bene tangibile soggetto a piena gestione di magazzino. Gli articoli con questa impostazione possono essere coinvolti in tutte le operazioni previste in Business Central, senza alcuna esclusione: acquisti, vendite, trasferimenti, inventari fisici, produzione (consumi e output), pianificazione, logistica di magazzino, rivalutazioni, rettifiche e così via.

Questi articoli vengono movimentati sia a quantità che a valore, e contribuiscono alla valorizzazione del magazzino, secondo i criteri civilistici stabiliti dal codice civile e recepiti dall’OIC 13.

Non in inventario

Il tipo “Non in inventario” è pensato per gestire beni fisici di scarso valore, destinati al consumo immediato e che non devono contribuire alla valorizzazione delle rimanenze finali.

Nonostante ciò, in Business Central questi articoli:

• possono essere acquistati e venduti;

• possono essere inseriti nelle distinte base di produzione o assemblaggio, e quindi consumati nei cicli produttivi o nelle operazioni di assistenza;

• possono, a seconda del setup, contribuire al calcolo del costo standard del prodotto finito o del semilavorato.

Quando acquistiamo e consumiamo un articolo “Non in inventario”, Business Central registra comunque i movimenti contabili e a quantità:

• nella tabella Item Ledger Entry viene tracciato il movimento a quantità, ma la giacenza resta sempre a zero;

• nella tabella Value Entry, il costo è registrato nel campo “Importo costo (non-fatt.)”, permettendo il tracciamento analitico del valore, ma senza impattare sul valore complessivo del magazzino.

⚠️ Attenzione alla corretta classificazione

Proprio perché non partecipano alla valorizzazione delle scorte, è fondamentale prestare attenzione nella scelta di quali articoli possono essere classificati come “Non in inventario”.

Il principio contabile OIC 13 chiarisce che:

“Le rimanenze di magazzino rappresentano beni destinati alla vendita o che concorrono alla loro produzione nella normale attività della società.”

E specifica:

“Le principali tipologie di rimanenze di magazzino disciplinate sono: – le materie prime, ivi compresi i beni acquistati soggetti ad ulteriori processi di trasformazione; – le materie sussidiarie e di consumo (materiali usati indirettamente nella produzione); – i prodotti in corso di lavorazione; – i semilavorati; – le merci; – i prodotti finiti.”

Alla luce di queste definizioni, non è corretto trattare come "Non in inventario" articoli destinati alla vendita o materiali rilevanti per la produzione. Anche se Business Central lo consente tecnicamente, infatti, la classificazione violerebbe i principi contabili civilistici.

🚫 Operazioni non disponibili

Poiché Business Central non gestisce la giacenza fisica degli articoli non in inventario, non sarà possibile eseguire le seguenti operazioni:

• Operazioni di trasferimento tra un magazzino e l'altro

• Inventario fisico

• Rivalutazioni

• Operazioni di picking e di stoccaggio nel warehouse

• Pianificazione automatica del loro acquisto in base ai consumi (MRP)

✅ Esempi di utilizzo corretto

A supporto di questo approccio, l’articolo 2423, comma 4 del codice civile introduce il principio di rilevanza:

“Non occorre rispettare gli obblighi in tema di rilevazione, valutazione, presentazione e informativa quando la loro osservanza abbia effetti irrilevanti al fine di dare una rappresentazione veritiera e corretta.”

Ecco dunque alcuni esempi concreti che possono essere gestiti come Non in inventario:

• Viti, bulloni o fascette usati per l’installazione

• Kit di benvenuto o gadget a basso costo per clienti

• Confezioni vuote, imballi generici o sacchetti

• Etichette, nastri adesivi, materiali per spedizioni

• Manuali cartacei, moduli o stampati aziendali

• Forniture occasionali per uso interno (es. cartucce per stampante)

Assistenza (Servizio)

Il tipo “Assistenza”, corrispondente all’inglese “Service”, è stato tradotto in modo fuorviante nella versione italiana di Business Central: il termine richiama il modulo “Service” (Assistenza tecnica), ma in realtà questa impostazione identifica un articolo di tipo “servizio”, cioè un’attività immateriale acquistabile o vendibile.

🔄 Da non confondere

È importante non confondere:

• gli articoli con Tipo = Assistenza, che rappresentano servizi generici (es. consulenze, installazioni, trasporti);

• con gli “Articoli in assistenza”, gestiti nella tabella specifica del modulo Service, che fanno riferimento a beni materiali sottoposti a manutenzione o riparazione.

⚙️ Funzionalità disponibili

Gli articoli di tipo Assistenza possono essere:

• venduti, come qualunque altro articolo;

• acquistati da fornitori (con prezzo, quantità e valore);

• utilizzati nelle righe di pianificazione dei progetti

Anche in questo caso, Business Central:

• registra il movimento a quantità e valore nelle apposite tabelle;

• non calcola la giacenza fisica (che resta sempre a zero);

• non valorizza le scorte, quindi il servizio non rientra nelle rimanenze di magazzino.

✅ Conclusioni: scegliere il tipo giusto fa la differenza

Il campo Tipo dell’anagrafica articolo in Business Central, introdotto per risolvere limiti storici del sistema, ha oggi un impatto concreto sulle funzionalità disponibili, sulla valorizzazione contabile e sulla correttezza del bilancio.

Tipo articolo	Tracciamento quantità	Valorizzazione scorte	Usabile in produzione	Vendita / acquisto	Rilevanza contabile
Inventario	✅ Sì	✅ Sì	✅ Sì	✅ Sì	Rientra nelle rimanenze
Non in inventario	⚠️ Limitato	❌ No	✅ Sì (con limiti)	✅ Sì	Solo se irrilevante ai sensi art. 2423 c.c.
Assistenza	⚠️ Limitato	❌ No	❌ No	✅ Sì	Non rientra nelle rimanenze

Scegliere il tipo corretto non è solo una questione tecnica, ma un aspetto che può avere ricadute contabili, fiscali e operative rilevanti.

Business Central offre la flessibilità per classificare correttamente ciascun articolo, ma è responsabilità dell’utente – o del consulente – capire le implicazioni di ogni scelta. Un servizio venduto come “articolo inventariabile” o un bene fisico trattato come “non in inventario” possono generare errori di valorizzazione, giacenze distorte e dati di bilancio non conformi ai principi OIC.

👉 Quando in dubbio, fermarsi e valutare la natura dell’articolo e il suo ruolo nel ciclo operativo è il primo passo per una gestione coerente.